Mandantenseitige Jahresübernahme: Bearbeitungsform „Erweitert“

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie in Unternehmen online bei Verwendung der Bearbeitungsform “Erweitert” die Jahresübernahme durchführen.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Bearbeitungsform Sie verwenden, rufen Sie die Startseite Belege in Unternehmen online auf und achten Sie auf die Anzeige rechts oben im Eck:

Falls an dieser Stelle bei Ihnen steht, dass Sie die Bearbeitungsform “Standard” verwenden, betrifft Sie dieser Artikel nicht.

Wenn Sie die Bearbeitungsform “Erweitert” in Datev Unternehmen online nutzen, müssen Sie zum Jahreswechsel bestimmte Operationen selbst durchführen. Bitte beachten Sie, dass Sie diese Operationen erst dann durchführen sollten, wenn Sie mit dem Dezember des Vorjahres fertig sind.

Belege online aufrufen

Wechseln Sie auf die Startseite Belege per Klick auf Anwendungen, gefolgt von Belege.

Neue Wirtschaftsjahre bei Kunden und Lieferanten anlegen

Expandieren Sie die rechte Seitenleiste per Klick auf das kleine Dreieck:

Anschließend wählen Sie “Jahresübernahme durchführen”:

Sie können, falls nötig, die neuen Wirtschaftsjahre bei Lieferanten- und Kundenrechnungen zu unterschiedlichen Zeitpunkten anlegen.

Nachdem Sie diese Arbeitsschritte durchgeführt haben, können Sie bei der Belegerfassung Perioden aus dem neuen Wirtschaftsjahr wählen.

Ablageort anpassen

In der Belegerfassung müssen Sie noch den Ablageort für erfasste Belege auf den entsprechenden Ordner des neuen Wirtschaftsjahres ändern.

Hier im Beispielfoto sehen Sie, dass die Periode bereits auf das Folgejahr (hier: 2021) umgestellt wurde, der Ablageort aber noch auf den alten Ordner zeigt:

Um diesen zu ändern, klicken Sie auf den Ordnernamen (untere Markierung im vorgehenden Beispielfoto). Es erscheint ein Auswahlfenster:

Klicken Sie hier nacheinander auf Belegablage, dann Buchführung, dann Buchführung (neues Wirtschaftsjahr) und schlussendlich auf das darin enthaltene Standardregister, sodass es grün markiert wird.

Das Fenster sollte jetzt so wie im folgenden Beispielfoto aussehen:

Anschließend bestätigen Sie mit “OK”.

Arbeitshilfe: Altes oder neues Jahr?

Insbesondere im Zusammenhang mit Vorschussrechnungen / Vorab-Ankündigungen erreichen uns immer wieder Fragen von Mandanten, ob diese noch in das alte Wirtschaftsjahr einzuordnen sind. Als “Faustformel” gilt:

Wenn sich weder die Leistung auf das alte Wirtschaftsjahr bezieht, noch die Zahlung im alten Wirtschaftsjahr ausgeführt wurde oder fällig war, empfehlen wir Ihnen, als Rechnungs- und Leistungsdatum in Unternehmen online den 01. Januar des neuen Wirtschaftsjahres einzugeben, obwohl ein Rechnungs-/Briefdatum aus dem Vorjahr auf dem Beleg aufgedruckt ist.

Typisches Beispiel sind (Kfz-)Versicherungs-Vorabrechnungen, die im Oktober oder November erstellt werden, sich aber auf Leistungen ausschließlich im Folgejahr beziehen, und gleichzeitig eine Lastschrift im Folgejahr ankündigen bzw. Sie zur Zahlung im Folgejahr auffordern.